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Este jueves disfrutamos de una presentación de diez con Carlos Borrego, comercial de la reconocida marca de impresoras Xerox que tiene más de 550 empresas –desde Pymes hasta multinacionales– como clientes, entre los que se encuentran países como Portugal, Estados Unidos e incluso África, y que gestiona a la vez más de 1200 equipos entre impresoras y máquinas multifuncionales. Xerox se diferencia de las demás empresas del mercado de la impresión porque están constantemente gestionando los equipos de sus clientes, para así anticiparse a cualquier problema que pueda tener.

En esta ocasión, Carlos no nos explicó de nuevo las ventajas de usar sus máquinas multifuncionales ni de todos los modelos de los que disponen (que son muchos y que te ofrecen por renting a un precio muy competitivo), sino de los sistemas de gestión documental, muy útiles para que cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, tenga organizadas sus facturas directamente en su programa de contabilidad.

Se trata de un software innovador de la marca que tiene diferentes funciones. Por un lado, lee todos los detalles de tu documento, ya lo tengas informatizado o en papel, de forma individual y conjunta. De esta manera, con que escribas en el propio buscador de tu ordenador cualquiera de las palabras que contiene tu documento, podrás encontrarlo. Asimismo, también sirve para algo todavía más útil: volcar los datos en los programas habituales de contabilidad para que las declaraciones trimestrales de IVA e IRPF de tu empresa sean muy pero que muy fáciles de hacer. Este software, como verás, es superútil para gestorías que llevan la contabilidad de muchas empresas: les ahorrará un montón de tiempo. El software también embellece nuestras facturas emitidas y recibidas, lo que da un carácter más profesional a nuestros documentos.

Especialmente para empresas de logística y otras que manejen una gran cantidad de documentos, Xerox ofrece dentro del sistema de gestión documental la aplicación inteligente con flujo que no solo genera el pedido, el albarán y la factura para nuestro envío, también se envía a los correos de los clientes de forma automática.

Por último, nos presentó el sistema de automatización de tareas con el que solo hace falta un clic para que el cliente reciba nuestra factura firmada y con todos los datos necesarios. El sistema lo envía directamente al cliente adecuado. ¡Esto nos va a ahorrar a todas las empresas muchísimo tiempo!

Pero Carlos nos quiso recordar durante su presentación que este soporte solo funciona con efectividad a la larga si nuestro sistema informático está sano y bien cuidado. En ese punto, mencionó a nuestro compañero Víctor, de la consultora informática Daidalos, quien, según comentó Carlos, es el profesional encargado de que nuestros dispositivos estén a punto.

Al final de nuestra reunión, Carlos sorteó algo relacionado con la informática, pero más ameno que sus sistemas: un altavoz inalámbrico. El afortunado fue nuestro nuevo miembro Jaime Albertos de La Vascongada.